「この資料、何が言いたいのかよくわからないな…」
社内で回ってくるメールや提案書を読んで、こんなモヤモヤを感じたことはありませんか？もしくは、自分の書いた文章に対して「意図が伝わりにくい」とフィードバックをもらったことがある人もいるかもしれません。
実は、“書いて伝える”というスキルには、ある程度のコツとトレーニングが必要です。
今回は、「文章で伝えるのが苦手な人」に共通するパターンと、その改善策をユーモラスに、かつ実践的にお届けします。
✍️ 「書くのが苦手」な人にありがちな共通点とは？
1. 長い。とにかく長い。
文章が下手な人は、なぜか話が長くなりがち。要点にたどり着く前に、背景説明や自分の考え、例え話が延々と続き、読み手は迷子になります。
📌 あるある例：
「昨日の打ち合わせに関連する件で、先週の会議で話題になった話題をもとに…」
結局、何が言いたいの？と思われがちです。
2. 要点がぼやけている
主語があいまいで、誰が何をするのかが伝わらない文章になってしまうことも。
📌 あるある例：
「早めに対応していただけると助かります」
“誰が” “何を” “いつまでに”が抜けています。
3. 口語そのままの文章
話し言葉で書かれていて、読みづらくなるパターンもあります。
📌 あるある例：
「とりあえずアレ、例の件ですが、やっておいたほうがいいかもです！」
何のことやら…。
💡 読まれる社内文書に必要なのは「3つの整理」
文章がわかりやすい人は、情報を3つの軸で整理しています。
1. 論点の整理
「何についての話か」「何を伝えたいのか」を明確にしておきます。資料でもメールでも、最初の1文で結論を言うことが大切です。
✅ 例：
「A商品の納期が予定より2日遅れます。ご確認ください。」
2. 時系列の整理
話が複雑になる場合、時系列で並べて説明すると理解されやすくなります。
3. 情報の優先順位の整理
「重要なこと」「背景的なこと」「補足的なこと」を区別して、伝える順序を決めましょう。
📚 読みやすく伝わる！社内文章の改善ポイント
● 結論を最初に書く
ビジネス文書では、「結論→理由→補足」という流れが鉄則です。特に上司やクライアントは忙しいため、最初に結論が見えるだけでストレスが減ります。
📌 NG：「お忙しいところ失礼いたします。先日の件ですが…」
✅ OK：「〇〇について、以下のとおりご報告いたします。」
● 箇条書きを活用する
文章ばかりが続くと、読む側は疲れてしまいます。複数の要素を並べるときは、箇条書きを使って視覚的に整理しましょう。
● 主語と目的語は明確に
誰が、誰に対して、何をしてほしいのか。「5W1H」の意識が抜けると、曖昧な文章になります。
📥 社内チャットでも使える！簡潔＆丁寧な書き方テンプレ
❌ NG：
「例の件、なるはやでお願いできますか？あと、できれば夕方までにお願いしたいです…」
⭕ OK：
「A社向けの資料作成について、今日17時までに一度ドラフトを共有いただけると助かります。」
丁寧さと明確さのバランスが大切です。
🙆♀️ 書く前に立ち止まって考えたい「読まれる人の視点」
書く前に「この文章は誰が読むのか？」「読んだ人にどうしてほしいのか？」を明確にしておきましょう。
読み手の状況や忙しさに配慮することで、文章の構成や言葉選びも変わってきます。
✨ ストーリーで学ぶ「伝わらない文章」の悲劇
🧑💻 主人公：入社3年目の佐々木さん
ある日、佐々木さんは上司の田中課長にメールを送ります。
件名：件の件について
本文：
田中課長例の件、今朝A社から連絡がありましたので、とりあえず対応進めます。
もし何かあればお知らせください。
…結果、田中課長は激怒。
「例の件ってどれのこと？対応って何？報告になってない！」
佐々木さんは、自分では“報告した”つもりでも、「伝わっていなければ、書いてないのと同じ」ということに気づきます。
💪 書く力は“スキル”である
文章で伝える力は、生まれ持った才能ではなく後天的に磨けるスキルです。基本的な型を覚え、数をこなしていけば、必ず上達します。
今日からできる第一歩は：
- 結論を先に書く
- 一文を短くする
- 曖昧な表現を避ける
- 箇条書きを活用する
- 読み手の立場で書く
これらを意識するだけで、「伝わる文章」へと変化していきます。
🔚 まとめ：「伝わる」は思いやり
結局のところ、社内文章が伝わるかどうかは、読み手への“思いやり”にかかっています。
「相手が読んで、理解しやすいか？」「誤解されないか？」「行動に移せるか？」
この視点を持てるようになると、あなたの文章はぐっと伝わるようになります。
書き方ひとつで、信頼や評価も変わるビジネスの世界。
“伝わる”文章は、あなたの最強のビジネススキルになるかもしれません。
