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就活中は、企業の担当者さんにメールを送ることもよくあると思います。あなたはどんなメールを送ろうとしていますか？
そのメールには「署名」は設定してありますか？
メールの最後に署名は、名刺代わりとも言えるほど大事なものです。
担当者から採用の連絡をいただけるように、しっかりと設定しておきましょう。
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メールには正しい署名を設定しよう
署名は、採用担当者と直接メールでやり取りする機会が増えるなかで、採用担当者が「直接連絡をとりたい！」なんて時にも、メールを確認するだけで簡単に連絡先などを確認することが出来る、両者にとって大切なものです。
まずは、どんな項目が必要か挙げてみます。
署名の必須項目
- 大学・学部・学科・学年
- 氏名（漢字・カナ）
- メールアドレス
- 郵便番号・住所
- 電話番号
基本的に必要な項目は、上記の５つです。
住所は、状況によってなくしても大丈夫です。ただし、住所を記載する時は郵便番号も記載してくださいね。
署名を作成する際の注意点
署名を作成する際に大切なのは、シンプルで見やすいことです。
改行やスペースを上手に使う事で、とても見やすくなります。
また、機種依存文字は文字化けの可能性があるため、使用を控えましょう。
誤字・脱字にも、十分に注意してくださいね。
署名の例
署名枠のデザインは自由に作ってみてください。本文と、署名部を区別しやすくするためにも、枠はあった方が見やすいです。
とはいっても、枠もシンプルにしてくださいね。
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○○大学 △△学部 ××学科 ３年
田中 太郎（たなか たろう）
mail：xxxxx＠xxx.ne.jp
〒123-4567
○○県○○市○○町1-2-3
電話：自宅000-123-4567
携帯：090-1234-5678
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田中 太郎（たなか たろう）
○○大学 △△学部 ××学科 ３年
Mail ：xxxxx＠xxx.ne.jp
Tel ：自宅000-123-4567
携帯 ：090-1234-5678
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メールの「件名」はすっごく大事
メールの件名、てきとうにつけていませんか？件名って実はとても重要なんです。
件名のつけ方だけでも、「お。この人仕事できそうだね。」なんて思ってもらえるんですよ。
では、どんな件名をつければよいのでしょう？
件名を読んだだけで内容がわかるように
件名は、メールの用件が分かるような言葉を簡潔に記載しましょう。
件名がなかったり、用件が分かりにくいと、受け取った側に余計な手間をかけてしまう事もあります。
また、頂いたメールに返信する際は、件名を変更せずに返信しましょう。
変更してしまうと、受けっとった側が振り分け・確認する際に分かりにくくなってしまいます。
例）
| NG | OK |
| 「面接の件」 | 「○日の面接日程変更のお願い」 |
| 「社会人訪問について」 | 「社会人訪問のお礼」 |
| 「会社説明会の件」 | 会社説明会の日程を教えてください」 |
いかがですか。NG例とOK例を比べると、NG例は曖昧に感じませんか。
「○○の件」や「○○について」では、用件が曖昧にしか相手に伝わりません。
相手は1日に何十件ものメールをやり取りしていることもありますので、「○○のお願い」「○○のお礼」「○○のお伺い」「○○のお詫び」など、件名は具体的に記載しましょう。
件名にもう一工夫して更にわかりやすく！
件名の頭に、以下のような文言を追加すると、更にわかりやすくなります。
※【】←大かっこを使うのがポイントです。
- 【ご回答願います】
- 【お礼】
- 【添付資料あり】
- 【田中】
例）
【添付資料あり】職務経歴書を送付致します
このメールは、どんなメールなのか？メールを読んだ後、何をしてほしいのかを簡潔に表現しましょう。
メールアドレスについて
メールアドレスも、実は会社が面接者の人柄を判断する材料のひとつになります。
日常生活の中では、奇抜な内容のメールアドレスも個性として受け取ってもらえますが、就活の中では社会人としてのマナーを疑われかねません。
しかし、日頃利用しているメールアドレスを変更するとなると、周りへの連絡など大変ですよね。
そんな時は、就活用にg-mailなどの新しいメールアドレスを取得しましょう。
メールアドレスは名前＋数字などの分かりやすく、間違えにくいものがおすすめです。
ハイフンやアンダーバーの使用、メッセージ性の強いもの、適当なアルファベットの羅列は避けましょう。
また、新しくメールアドレスを取得した際は、どこにいてもメールを確認できるよう、携帯と同期しておくと便利ですよ。
本文の構成
ビジネスメールの本文の構成は、下記の順で記載します。
- 宛名
- 自分の名前
- 伝えたい内容
- 署名
宛名は、（株）○×などと略さずに、正しく記載しましょう。
例）株式会社 ○×商事 人事部 山田花子様
自分の名前も必ず名乗ります。
例）○○大学の田中太郎と申します。
伝えたい内容は、読みやすさが大切です。
適度に区切り、適切な改行を入れることで、同じ内容でも伝わりやすくなります。
最後は必ず署名で締めましょう。
署名があることで、受け取った相手が緊急で連絡をとりたい時など、簡単に連絡先の確認が出来ます。
お礼のメールについて
お礼メールは必ず送らなくてはいけないものではありません。「ありがとうございました」だけのテンプレメールであれば、送らない方が良いそうです。
しかし、伝えたい思いがある、更に強く印象を残したいときは、出来るだけ早いタイミングでお礼メールを送り、一緒に思いを伝えるのも有効な方法です。
ベースはテンプレを使ってもOKですが、面接官との話の中で盛りあがったポイント、入社意欲など、必ず自分のオリジナリティを加えましょう。
ただし、長々と書くのではなく、あくまでも読みやすく、シンプルに伝えてくださいね。
メールでのNG
1 敬語の間違い
特に多いのが敬語の間違いです。
「貴社、御社」はどちらもかしこまった表記ですが、文字にする時は「貴社」、会話の中では「御社」が正解です。
「了解、承知」は、ビジネスマナーでは「承知しました」を使うのが正解です。
「伺う」は、「お伺いさせていただきます」「お伺いいたします」は二重敬語になるのでNG、「伺います」が正解です。
「ご尽力いただきたく」は、尽力するのは会社ではなく自身なのでNG、「お力添えいただきたく」が正解です。
間違えて覚えてしまっている敬語、多いですよね。
就活では、ビジネスマナーも判断されます。敬語は正しく使いましょう。
2 同じことを何度も書く
「お礼申し上げます。ありがとうございました。」「お詫びいたします。申し訳ございません。」など、同じ意味の言葉を何度も書くと、文章が長くなり分かりにくくなるだけです。
3 長すぎる文章
長すぎる文章は、用件が伝わりにくくなります。丁寧に書くことは大切ですが、簡潔に、的確にを心がけましょう。
4 分かりにくい件名
件名は、上でもお伝えしましたが、件名だけで用件が分かるように記載しましょう。
5 来たメールの件名を変える
メールの返信は、件名は変更せず、履歴付きで返信しましょう。
6 署名がない
署名での締めくくりは基本です。必ず署名をつけましょう。
7 絵文字、顔文字の使用
相手は友達ではありません。絵文字や顔文字の使用はNGです。
まとめ
- 署名は名刺代わり。必ず設定しましょう。
- 件名は、用件が分かる内容で、簡潔に書く。
- メールアドレスは、就活用を用意すると、確認漏れも防げて便利。
- メールアドレスを新しく取得した時は、携帯と同期しよう。
- 本文は、宛名→名乗り→内容→署名の順で記載しよう。
- メールは用件を抑えた、分かりやすく簡潔な構成を心がけよう。
あとがき
社会人になるって大変ですよね。
でも、就活中からビジネスマナーを意識し、身につけると、社会に出た時にとても役に立ちます。
私は身に付かないまま社会に出たので、とても苦労しました。
今は大変に思うかもしれませんが、新しい生活、今後の自分のために、頑張ってくださいね！！
この内容が少しでもお役に立てたら、嬉しいです。